Wie die Masedo IT-Systemhaus GmbH der Vigo Immobilienverwaltung GmbH zu modernen IT-Systemen verholfen hat
Einführung
Die Vigo Immobilienverwaltung GmbH stand vor erheblichen IT-Herausforderungen, die ihren Arbeitsalltag massiv beeinträchtigten. Veraltete Hardware, langsame Systeme und fehlende Clouddienste waren nur einige der Probleme, die den Betrieb behinderten. Die Masedo IT-Systemhaus GmbH trat ein, um diese Herausforderungen zu bewältigen und die IT-Infrastruktur der Vigo GmbH auf ein modernes, effizientes und sicheres Niveau zu heben.
Veraltete IT-Strukturen und ihre Auswirkungen
Die Ausgangslage bei der Vigo Immobilienverwaltung GmbH war kritisch. Systeme starteten extrem langsam, oft benötigten sie bis zu zehn Minuten zum Hochfahren. Software-Updates dauerten bis zu anderthalb Stunden. Dies führte zu einer erheblichen Verzögerung der täglichen Arbeitsabläufe und minderte die Produktivität der Mitarbeiter.
Probleme mit der Hardware
Die Hardware bei der Vigo GmbH war stark veraltet. Dies führte nicht nur zu langsamen Arbeitsprozessen, sondern auch zu häufigen technischen Problemen, die die Arbeit weiter beeinträchtigten.
Mangel an Clouddiensten
Ohne die Nutzung von Clouddiensten war die Zusammenarbeit und Datenverfügbarkeit stark eingeschränkt. Mitarbeiter hatten keinen einfachen Zugriff auf wichtige Dateien von verschiedenen Standorten aus, was insbesondere im Homeoffice-Bereich problematisch war.
Unsichere E-Mail-Verbindungen
E-Mail-Verbindungen liefen über unverschlüsselte Verbindungen, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellte. Zudem gab es keine E-Mail-Sicherungen oder SPAM-Filterungen, was die Kommunikation zusätzlich gefährdete.
Ungünstige Bürobedingungen
Das Büro der Vigo GmbH, gelegen im Dachgeschoss, war besonders im Sommer extrem warm, was die Bedingungen für den Betrieb eines neuen Servers erschwerte. Die bestehenden Systeme waren nicht Homeoffice-tauglich, was die Flexibilität der Mitarbeiter einschränkte.
Die Lösung: Umstellung auf moderne IT-Lösungen
Die Masedo IT-Systemhaus GmbH entwickelte einen umfassenden Plan zur Modernisierung der IT-Infrastruktur der Vigo GmbH, der folgende Maßnahmen umfasste:
Einführung von Microsoft 365
Durch die Umstellung auf Microsoft 365 für drei Personen wurde eine professionelle E-Mail-, Kalender- und Adressbuchsoftware eingeführt. Dies ermöglichte eine effizientere und sicherere Kommunikation sowie eine bessere Organisation der Arbeitsabläufe.
Cloudbasierte Verwaltersoftware
Die Verwaltersoftware wurde auf einen angemieteten Cloudserver umgestellt, der vollständig von Masedo betreut wird. Dies ermöglichte eine sichere und flexible Nutzung der Software sowohl im Büro als auch im Homeoffice.
Sichere VPN-Verbindung
Die Verbindung zwischen Büro und Homeoffice wurde über eine sichere VPN-Verbindung abgesichert. Dies garantierte, dass sensible Daten geschützt und sicher übertragen werden.
Einführung von Clouddiensten
Durch die Einführung von Clouddiensten für die Dateiablage und die Nutzung von Microsoft Teams für Online-Meetings konnte die Zusammenarbeit erheblich verbessert werden. Eine integrierte Datensicherung und zentrale Dateiablage gewährleisteten, dass alle wichtigen Daten sicher und jederzeit zugänglich waren.
Neue Arbeitsplatzsysteme
Komplett neue Arbeitsplatzsysteme mit Windows 11 und dem neuesten Office-Paket wurden eingeführt. Diese Systeme waren vollständig Homeoffice-tauglich und ermöglichten eine schnelle und effiziente Arbeit.
Positive Rückmeldungen und Ergebnisse
Die Rückmeldungen der Vigo Immobilienverwaltung GmbH nach der Umsetzung dieser Maßnahmen waren durchweg positiv. Die Systeme starteten nun extrem schnell, und die Mitarbeiterin, die überwiegend im Homeoffice arbeitet, konnte ihre Aufgaben endlich korrekt und effizient erledigen.
Verbesserte IT-Sicherheit
Die IT-Sicherheit wurde durch moderne Programme, den Managed-Virenschutz von Masedo, die Datensicherung und die vollumfängliche Betreuung vollständig abgedeckt. Dies reduzierte das Risiko von Datenverlusten und Sicherheitsverletzungen erheblich.
Dienstleistungen der Vigo Immobilienverwaltung GmbH
Die Vigo Immobilienverwaltung GmbH bietet eine umfassende Palette an Dienstleistungen an, die weit über die übliche Immobilienverwaltung hinausgehen. Hier sind einige der Hauptbereiche, in denen die Vigo GmbH tätig ist:
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Übersichtliche und geordnete Führung sämtlicher Verwaltungsunterlagen
- Kooperation und Kommunikation mit dem Verwaltungsbeirat
- Störungs- und Schadensmanagement
- Verhandlungen mit Behörden und Unternehmen
- Mitwirkung bei der Abwicklung von Versicherungsfällen
- Durchführung und Leitung von Wohnungseigentümerversammlungen
- Erstellen und Führen von Versammlungsniederschriften und Beschlusssammlungen
Technische Verwaltung
- Einleitung technischer Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen
- Periodische Begehung des Wohnungseigentumsobjektes mindestens einmal jährlich
- Abschluss und Überwachung von Wartungs- und Pflegeverträgen für das Gemeinschaftseigentum
- Ausschreibung und Massenermittlung der Routine- und Wiederholungsarbeiten der Instandhaltung
- Rechnerische und sachliche Rechnungsprüfung technischer Aufträge
Kaufmännische Verwaltung
- Einrichtung und Führung von Bankkonten, Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Überwachung der Wohngeldzahlungen
- Erstellung von Wirtschaftsplänen und Betriebskostenabrechnungen
- Festlegung der Erforderlichkeit von Sonderumlagen
- Rechnungskontrolle und Anweisungen
Rechtliche Verwaltung
- Geltendmachung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche
- Fristenkontrolle
- Beteiligung an Verfahren nach § 43 WEG über die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer
- Einleitung von Mahnverfahren für rückständige Wohngelder, Sonderumlagen und Abrechnungsfehlbeträge
Über die Vigo Immobilienverwaltung GmbH
VIGO versteht sich als spezialisiertes Verwaltungsunternehmen, das sich ausschließlich mit der professionellen Verwaltung von Wohnungseigentum nach dem WEG und sonstigen Wohn- und Gewerbeobjekten befasst. Das Angebot reicht von der Verwaltung kleinerer Eigentümergemeinschaften bis zum Management großer Wohnungseigentumsanlagen.
Die Gesellschaft verfügt über fundierte Kenntnisse und langjährige Erfahrung auf dem Gebiet der Immobilienverwaltung. Zwei der Gesellschafter sind langjährig als Rechtsanwälte tätig, einer davon auch als vereidigter Buchprüfer. Diese Struktur gewährleistet eine reibungslose und fachgerechte Verwaltung der Immobilien, die auch in rechtlich und technisch schwierigen Situationen zu sachgerechten Ergebnissen führt.
FAQs
Welche Vorteile bietet die Umstellung auf Microsoft 365? Die Umstellung auf Microsoft 365 bietet professionelle E-Mail-, Kalender- und Adressbuchlösungen, verbessert die Zusammenarbeit und erhöht die Sicherheit durch integrierte Sicherheitsfunktionen.
Wie sichert eine VPN-Verbindung die Datenübertragung? Eine VPN-Verbindung verschlüsselt die Daten, die zwischen Büro und Homeoffice übertragen werden, wodurch die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen gewährleistet wird.
Was sind die Vorteile von Cloud-Diensten für die Dateiablage? Cloud-Dienste ermöglichen einen einfachen Zugriff auf Dateien von verschiedenen Standorten aus, verbessern die Zusammenarbeit und bieten integrierte Sicherungsmechanismen, um Datenverluste zu vermeiden.
Wie hat sich die IT-Sicherheit durch die Maßnahmen von Masedo verbessert? Die IT-Sicherheit wurde durch moderne Programme, Managed-Virenschutz, Datensicherung und eine umfassende Betreuung erheblich verbessert, wodurch das Risiko von Sicherheitsverletzungen minimiert wurde.
Welche technischen Verbesserungen wurden an den Arbeitsplatzsystemen vorgenommen? Die Arbeitsplatzsysteme wurden komplett erneuert und mit Windows 11 und dem neuesten Office-Paket ausgestattet, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Homeoffice-Tauglichkeit führte.
Welche spezifischen Dienstleistungen bietet die Vigo Immobilienverwaltung GmbH an? Die Vigo GmbH bietet umfassende Dienstleistungen in den Bereichen allgemeine Verwaltung, technische Verwaltung, kaufmännische Verwaltung und rechtliche Verwaltung an, die weit über die typischen Aufgaben einer Immobilienverwaltung hinausgehen.
Fazit
Die Masedo IT-Systemhaus GmbH hat durch eine gezielte Modernisierung der IT-Infrastruktur der Vigo Immobilienverwaltung GmbH eine signifikante Verbesserung der Effizienz, Sicherheit und Flexibilität erreicht. Dank der neuen Systeme und Dienstleistungen kann die Vigo GmbH ihre Aufgaben nun effizienter und sicherer erfüllen, was nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch die Zufriedenheit der Kunden steigert.
